Not known Details About Gestión de Documentos

Not known Details About Gestión de Documentos

Blog Article

De tal manera que estos puedan ser localizados rápidamente por los empleados o directivos de la compañía. Quienes muchas veces pierden tiempo buscando entre una enorme cantidad de papeles y carpetas.

Mayor seguridad y Command: Se implementan permisos de acceso personalizados para proteger documentos sensibles, minimizando el riesgo de filtraciones.

Acceso a los documentos cuando son necesarios. Ya no es necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del dispositivo utilizado.

Cumplimiento normativo: Ayuda a las organizaciones a cumplir con las regulaciones y normativas locales e internacionales.

Antes de entrar de lleno en materia, podemos colocar de ejemplo uno de estos sistemas. Tal es el caso del software de recursos humanos de Sesame, una herramienta electronic enfocada a gestionar muchos de los procesos que guardan relación directa con el departamento de recursos humanos.

No dependes de World-wide-web: Las empresas conservan sus datos y están disponibles con o sin conexión a Online. Si hay cortes de conexión, los empleados pueden seguir trabajando sin interrupciones.

Comparación de Versiones: Herramientas para comparar diferentes versiones de un documento y resaltar los Gestión Documental cambios realizados.

Por un lado, fomenta la eficiencia operativa al reducir el tiempo que los empleados dedican a buscar información. Por otro lado, optimiza los recursos, evitando duplicidades y errores que pueden resultar costosos.

Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.

Carpetas y Subcarpetas: La organización de documentos mediante carpetas y subcarpetas permite una estructura jerárquica que facilita la navegación y la búsqueda de documentos.

Una vez que los documentos están en el sistema, puedes hacer seguimiento y gestionarlos, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad y minimize los errores.

Muchos empleados pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas herramientas y procesos debido a la falta de familiaridad. Por lo tanto, es esencial brindar capacitación y explicar los beneficios inmediatos del nuevo sistema para suavizar la transición.

El software ofrece a sus usuarios la posibilidad de introducir datos de diversas fuentes y de gestionar estos datos de manera automática. DocuWare resulta especialmente útil y efectivo para el trabajo en contabilidad, gestión de proyectos y recursos humanos.

Gestión documental Ciclo de vida de un documento: controla la gestión documental El ciclo de vida de un documento (Document Lifecycle) es el conjunto de fases que atraviesa un documento. ¿Cómo se hace con un software?